AccueilEntrepriseComment optimiser les coûts d’impression d’une photocopieuse ?

Comment optimiser les coûts d’impression d’une photocopieuse ?

L’utilisation d’une photocopieuse est presque inévitable dans une entreprise. Toutefois, il est possible d’en maîtriser le coût. Cet appareil présente déjà un coût d’investissement de départ assez conséquent. Mais, à cela s’ajoute le coût du papier, de l’encre et de l’électricité. Pour réduire le coût de vos impressions, vous pouvez réorganiser le parc d’impression et sensibiliser les utilisateurs.

Pourquoi réduire les coûts d’impression ?

Vous l’avez sans doute déjà remarqué, l’impression constitue une part considérable du budget général de l’entreprise. Si vous ne l’avez pas encore constaté, il est temps de faire le calcul et revoir votre budget annuel. En moyenne, les coûts d’impression grimpent entre 3 à 5 % du chiffre d’affaires annuel d’une société. Mais cela dépend surtout de votre activité. Économiser l’impression permet de réduire les dépenses et surtout de participer à la protection de l’environnement. Pour y parvenir, vous devez revoir dans sa globalité votre parc informatique. Vous devez peut-être changer le matériel et acheter de nouveaux équipements moins énergivores. Puis, vous devez sensibiliser vos employés pour optimiser le recours à l’impression.

Comment optimiser votre parc d’impression ?

Savez-vous si votre consommation en matière d’impression est dans la moyenne ou frôle l’excès ? Commencez alors par réaliser un audit de vos besoins réels. Ainsi, il vous sera plus facile d’éliminer les dépenses superflues. Il faut revoir le nombre de matériels dont vous avez vraiment besoin. Il faut réviser leur état et redéfinir la quantité exacte de consommables nécessaires par service/département par mois. Vous pouvez ainsi déterminer l’enveloppe globale pour votre impression et le coût moyen par page imprimée. Vous pouvez faire appel à des prestataires externes pour réaliser cet audit. Limitez-vous au minimum pour éviter la surconsommation. Réduisez le nombre de photocopieuses dans votre entreprise. Investissez dans de nouveaux équipements modernes et multifonctions pour optimiser la réduction des coûts d’impression au sein d’une entreprise. Un équipement peut être en même temps une photocopieuse, une imprimante et un scan.

Quelques astuces pour réduire les coûts d’impression

Essayez de revoir la mise en page de vos documents à imprimer. Il ne s’agit pas de les rendre illisibles, mais de combiner, si possible, deux documents sur un seul. Ayez l’habitude d’imprimer en recto-verso pour réduire jusqu’à 30 % les dépenses au niveau de la papeterie, mais également de l’énergie. Réglez vos appareils avec des programmes par défaut pour diminuer la consommation d’encre. Inutile de surestimer la qualité d’impression. Vous pouvez très bien produire des documents de bonne présentation avec une qualité réaliste. Limitez l’accès à l’impression en couleurs, qui n’est pas toujours nécessaire. Pour la communication interne, privilégiez le transfert et l’archivage de documents numériques. Vous n’êtes pas toujours obligé de passer par le papier. Achetez des équipements avec des kits de recharge pour ne pas avoir à changer de cartouche régulièrement. Vérifiez si l’appareil est doté d’un mode veille ou économie d’énergie. Notez toutefois que les photocopieuses à jet d’encre peuvent être bouchées si vous ne les utilisez pas régulièrement. L’encre a tendance à sécher. Pensez alors à imprimer une page couleur deux fois par mois pour déboucher chaque tête de cartouche.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

fr_FRFrench
fr_FRFrench