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Quelles sont les obligations pour la destruction des archives ?

Selon la politique d’archivage de votre entreprise, et une fois que la durée réglementaire de préservation des archives est dépassée, vous êtes tout à fait en droit de libérer votre local. Toutefois, il est crucial que vous effectuiez l’opération dans le total respect de la loi française. Avant de procéder au « désarchivage », prenez connaissance de vos obligations vis-à-vis de la législation.

Quand pouvez-vous détruire vos archives ?

Avant de faire appel à une société destruction archives, vous devez vous assurer que les documents à détruire ont dépassé le délai de conservation. La durée légale de conservation des archives au sein des entreprises est définie par une législation précise. Elle est définie en fonction du type de documents concerné. À titre d’exemple, les coordonnées d’un prospect, qui ne répond à aucune sollicitation, ont une durée d’archivage minimum légale de 3 ans. Les fiches de paie doivent être conservées pendant 5 ans. Les documents relatifs à l’administration fiscale doivent être archivés pendant 6 ans au minimum. Les dossiers médicaux doivent être archivés pendant 10 ans. D’autres documents peuvent avoir une durée légale d’archivage plus longue. Certains contrats d’acquisition de biens immobiliers, par exemple, doivent être archivés pendant 30 ans.
Il est à noter que chaque entreprise est autorisée à déterminer une durée d’archivage plus importante que celle qui est définie par la loi. Dans ce cas, elle doit être définie dans le plan d’archivage de l’entreprise.

A quels documents la loi est-elle applicable ?

La loi française qui régit la destruction des archives concerne tout document qui contient des informations confidentielles. L’application de la loi vise essentiellement à empêcher les tentatives de reproduction de diffusion illégale. Par ailleurs, le Règlement général de la Protection des Données (RGPD), en vigueur dans l’Union européenne depuis l’année 2018, a renforcé les obligations des entreprises concernant la protection des données. En effet, toutes les informations qui se rapportent à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiable sont dorénavant rigoureusement protégées par le RGPD. La destruction sécurisée de ces documents engage donc la responsabilité de l’entreprise qui détient les archives.

Quelles sont les règles à respecter ?

Il est tout à fait possible de procéder à la destruction de ses archives soi-même à condition de bien prendre en compte la garantie de confidentialité imposée par la loi. Eh oui, dans les archives sont conservés divers documents qui sont vitaux à votre entreprise tels que les contrats commerciaux, les brevets, les informations bancaires, les plans, etc. Quoi qu’il en soit, il est vivement recommandé de faire appel à des entreprises spécialisées dans la destruction de documents, répondant aux exigences de la loi française. À noter que vos obligations quant à la destruction des archives vont bien au-delà de la confidentialité. Les dirigeants des entreprises détenteurs des archives peuvent faire l’objet de poursuite pénale en cas de non-destruction de documents à caractère personnel. La meilleure façon de s’assurer de la sécurité des informations est donc de détruire les archives sur place. L’utilisation des camions broyeurs est la solution la plus adoptée. Ils garantissent la destruction totale de n’importe quel type de documents papier ou numérique (CD, disques durs, etc.).
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) sera bien évidemment respecté.

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